«Загрузка авансовых отчетов в 1С» – это расширение для 1С, реализующее интеграцию с сервисом Pilx. Данный сервис представляет собой облачную платформу, призванную облегчить работу с авансовыми отчетами и первичной документацией. Сотрудники с помощью Pilx могут быстро собирать все чеки и документы по своим расходам, а бухгалтерия – оперативно формировать и загружать готовые авансовые отчеты в 1С без ручного ввода данных. Рассмотрим подробнее, с какими проблемами сталкивается компания при классической обработке авансовых отчетов и какие возможности предоставляет Pilx для их решения.
Трудоемкость авансовых отчетов: почему нужна автоматизация
Авансовый отчет – бухгалтерский документ, с помощью которого сотрудник отчитывается за средства, выданные ему под отчет (например, на командировку или хозрасходы). В традиционном процессе сбор и обработка таких отчетов сопряжены с рядом проблем:
- Ручной сбор чеков и документов. Сотрудник собирает бумажные чеки, квитанции, билеты и т.д., рискуя что-то потерять. Бухгалтер получает стопку разрозненных бумаг, которые нужно обработать. Это долго и неудобно.
- Ввод данных и ошибки. Все суммы, даты, реквизиты расходов бухгалтеру приходится вручную вводить в 1С в документе «Авансовый отчет». Ручной труд чреват опечатками и ошибками, которые сложно отследить. Даже при наличии электронных копий нет гарантии, что данные внесены точно.
- Время и ресурсы. Подготовка одного авансового отчета может занимать несколько часов: сотруднику нужно заполнить форму отчета, а бухгалтеру – проверить каждую цифру и внести данные в систему. Если таких отчетов много, на них уходит значительная часть рабочего времени бухгалтерии.
- Хранение и подтверждение. Бумажные чеки необходимо хранить в архиве как подтверждающие документы, что неудобно и небезопасно. К тому же подлинность каждого чека сложно проверить – приходится надеяться на добросовестность сотрудников.
Современные технологии позволяют решить эти проблемы. Например, в 2023 году в типовой 1С:Бухгалтерии 8 появилась возможность загружать кассовые чеки из отсканированных изображений, а распознанные данные автоматически добавлять в авансовый отчет. Для этого 1С предлагает сервис распознавания и мобильное приложение «1С:Сканер документов», которое считывает QR-код с чека или фотографирует его. Однако этот функционал решает лишь часть задачи – он упрощает ввод данных по чекам, но не охватывает весь процесс подготовки авансового отчета (не помогает сотруднику структурировать отчет, не автоматизирует процедуру согласования).
Именно поэтому на рынке появились сторонние решения – такие как Pilx – которые обеспечивают полный цикл работы с авансовыми отчетами: от сбора чеков сотрудником до загрузки готового отчета в 1С. Рассмотрим, как это работает.
Pilx – облачный сервис для авансовых отчетов
Pilx позиционируется как облачный сервис автоматизации сбора первичных документов и подготовки авансовой отчетности. Его ключевая особенность – использование мобильного приложения и веб-интерфейса для вовлечения всех участников процесса. Сотрудники через Pilx моментально сканируют чеки, получают электронные чеки напрямую из баз данных ФНС, оперативно добавляют полученные документы и категоризируют расходы, а затем формируют отчет прямо со смартфона. Бухгалтер в свою очередь получает удобный инструмент для контроля: он видит все загруженные документы, может проверить каждый чек, утвердить отчет или вернуть его на доработку, исключая необходимость бумажного документооборота.
Важно, что Pilx интегрирован с государственными сервисами: электронные копии чеков, загруженные в систему, приравниваются к официальным документам – то есть, нет необходимости хранить бумажные оригиналы. Благодаря прямой интеграции с ФНС и популярной бухгалтерской системой 1С, автоматизация охватывает все этапы работы и позволяет сократить трудозатраты бухгалтерии на подготовку авансовых отчетов до 80%. Проще говоря, задача, которая раньше отнимала часы, теперь решается за минуты.
Как работает расширение «Загрузка авансовых отчетов» (Pilx) в 1С
Работа с Pilx строится по следующему сценарию:
- Сбор чеков сотрудником. Установив мобильное приложение Pilx, сотрудник фиксирует все расходы в реальном времени. Существует четыре способа загрузки чеков: самый быстрый – сканировать QR-код с бумажного чека через приложение (данные мгновенно подтягиваются из ФНС). Также можно сфотографировать чек, загрузить его изображение из памяти телефона либо воспользоваться сервисом «Мои чеки онлайн». Последний вариант особенно удобен: интеграция Pilx с ФНС позволяет получать все электронные чеки по покупкам, где указан ваш номер телефона или e-mail, автоматически – ничего сканировать не нужно. Таким образом, любой расход будет подтвержден либо отсканированным, либо официальным электронным чеком.
- Категоризация и описание расходов. При добавлении каждого документа сотрудник может сразу указать категорию траты (например, «Проезд», «Представительские расходы», «Проживание» и т.д.). Это существенно облегчает последующую работу: категorizация позволяет в дальнейшем визуализировать расходы по типам, автоматически группировать их в отчетах и даже проставлять логотипы известных поставщиков для наглядности. Грамотное заполнение данных на этом этапе экономит время бухгалтерии при проверке.
- Формирование авансового отчета. После того, как все нужные чеки добавлены, сотрудник формирует отчет прямо в приложении Pilx. Он выбирает тип авансового отчета (например, отчет по командировке, хозрасходы и т.д.), включает в отчет необходимые чеки из списка загруженных и отправляет отчет на проверку в бухгалтерию. Интерфейс Pilx интуитивно понятен, поэтому составление авансового отчета превращается из многочасовой рутины в задачу на 5–10 минут, выполняемую с мобильного телефона. Сотруднику больше не нужно заполнять бумажные формы или сложные табличные файлы – все происходит в удобном приложении.
Приложение Pilx позволяет сотрудникам сканировать бумажные чеки, автоматически получать электронные чеки от ФНС и сразу распределять траты по категориям. Это устраняет бумажную работу и заметно ускоряет подготовку авансового отчета.
- Согласование и утверждение. Бухгалтерия получает уведомление о новом авансовом отчете через веб-интерфейс Pilx. Бухгалтер открывает отчет и проверяет данные: при необходимости может просмотреть каждый прикрепленный чек (в Pilx хранится изображение или электронная копия). Если каких-то документов или пояснений не хватает, бухгалтер отправляет отчет на доработку – тогда сотрудник получит комментарий и сможет внести правки. Если все в порядке, бухгалтер одобряет отчет. Возможно, в компании предусмотрена еще и финальная подпись руководителя – Pilx поддерживает такую многоуровневую схему утверждения (по желанию можно включить этап утверждения начальником). В результате отчет приобретает статус утвержденного, и его можно передавать в 1С.
- Загрузка отчета в 1С. После утверждения бухгалтер выгружает готовый авансовый отчет из Pilx для переноса в информационную базу 1С. Расширение «Загрузка авансовых отчетов в 1С» как раз и выполняет эту задачу. Достаточно один раз установить обработчик/расширение Pilx в конфигурацию 1С (поставляется инструкция с подробностями установки), после чего перенос данных происходит практически автоматически. Pilx формирует специальный файл с данными отчета, который достаточно сохранить в указанную директорию или открыть через обработку в 1С. Расширение загрузит все позиции авансового отчета в 1С: будут созданы сами документы «Авансовый отчет» с заполненными таблицами расходов, приложены отсканированные чеки (возможно, как внешние файлы) и проставлены все реквизиты. Бухгалтеру останется только провести документы в 1С (то есть выполнить стандартную операцию проведения, после чего данные отразятся в учете). Никакого вмешательства в типовую конфигурацию 1С при этом не требуется – Pilx не затрагивает проводки или учетные регистры, а лишь автоматизирует рутинную часть работы по переносу данных из отчетов.
Интерфейс мобильного приложения Pilx: все загруженные чеки отображаются списком с указанием даты, суммы и категории траты. Сервис распознает данные автоматически, а для популярных продавцов даже показывает их логотипы, упрощая идентификацию расходов.
- Дополнительные возможности. Сервис Pilx не ограничивается только загрузкой данных в 1С. По необходимости бухгалтер может выгрузить отчет в Excel, а также сохранить копии чеков в PDF. Это удобно, например, для отправки руководителю или хранения вне 1С. Кроме того, Pilx поддерживает режим «мультифирменности» – если бухгалтер ведет несколько организаций, он может в одном аккаунте Pilx переключаться между компаниями и работать с отчетами по каждой из них отдельно. Еще один полезный функционал – аналитические отчеты: Pilx автоматически строит аналитику расходов по сотрудникам, категориям затрат, контрагентам и периодам. Это дает компании дополнительную ценность в виде прозрачности и контроля финансовых потоков по подотчетным суммам.
Преимущества Pilx перед ручным ведением авансовых отчетов
Внедрение сервиса Pilx и одноименного расширения для 1С дает ощутимые преимущества бизнесу. Вот ключевые из них:
- Экономия времени до 80%. Автоматизация значительно ускоряет все этапы: сотрудник готовит отчет за минуты, а бухгалтер тратит минимум времени на проверку и проведение. По оценкам разработчиков, суммарно трудозатраты на подготовку авансовых отчетов сокращаются на около 80%. Это подтверждается практическим опытом: теперь отчет – не «головная боль», а рутинная задача, которая выполняется быстро и без стрессов.
- Минимум ошибок и проверок. Pilx снижает влияние человеческого фактора. Данные чеков считываются автоматически (через QR-код или из базы ФНС), что исключает опечатки при вводе сумм или дат. Бухгалтер может быть уверен в подлинности каждого чека – система позволяет сразу проверить чек по данным ФНС. Электронные копии обладают юридической силой, поэтому риск проблем с подтверждением расходов уменьшается.
- Удобство для сотрудников. Сотрудникам больше не нужно заполнять бумажные формы или разбираться в сложных таблицах. Им достаточно сфотографировать чек или отсканировать QR, после чего Pilx сам сохранит нужные данные. Отчет формируется в несколько тапов на экране смартфона – по отзывам пользователей, на это уходит 5–10 минут вместо нескольких часов кропотливой работы.
- Контроль и прозрачность для бухгалтерии. Все авансовые отчеты поступают через единый электронный канал. Бухгалтерия видит статус каждого отчета (на проверке, доработке, утвержден) в режиме реального времени. Сервис предоставляет наглядную картину расходов: сколько и на что тратят подотчетные лица, какие категории затрат преобладают и т.д. – эти данные можно анализировать с помощью встроенной аналитики. Повышается прозрачность и управляемость процессов.
- Отсутствие бумажного документооборота. Pilx фактически избавляет от бумажных чеков. Все документы хранятся в электронной форме, а благодаря интеграции с ФНС их электронные образы признаются официальными. Нет необходимости копить папки с выцветающими чеками или сканировать их вручную – все уже оцифровано и привязано к отчетам. Это облегчает и жизнь сотрудникам (не надо сдавать пачки бумаг), и работу бухгалтерии (не нужно архивировать и потом искать нужный чек).
- Легкая интеграция с 1С. Расширение разработано так, чтобы не нарушать работу 1С-конфигурации. Установка занимает минимум времени, не требует изменений в коде типовой конфигурации. Данные из Pilx загружаются в штатные документы 1С («Авансовый отчет» и связанные справочники) и могут сразу проводиться по бухгалтерскому и налоговому учету. Таким образом, Pilx решает проблему на уровне интерфейса и данных, не вмешиваясь в учетные алгоритмы 1С. Это надежный и безопасный способ автоматизации.
Для наглядности сравним процесс работы без Pilx и с Pilx в виде таблицы:
| Этап работы | Без автоматизации (ручной процесс) | С Pilx (автоматизировано) |
|---|---|---|
| Сбор чеков | Сотрудник собирает бумажные чеки, может потерять или забыть некоторые. Бухгалтер ждет, пока ему принесут документы. | Сотрудник сразу фиксирует каждую трату: сканирует QR-код чека или фотографирует его. Электронные чеки автоматически подтягиваются из ФНС. Все расходы мгновенно доступны бухгалтерии. |
| Ввод данных | Бухгалтер вручную переносит данные из чеков в 1С (дата, сумма, поставщик, статья затрат и т.д.). Возможны опечатки и ошибки при вводе. | Данные чеков распознаются Pilx автоматически. Суммы, даты и реквизиты уже в системе, ошибки практически исключены. Бухгалтер проверяет, но не тратит время на набор текста. |
| Время подготовки | На составление и оформление одного авансового отчета могут уходить часы: сотрудник вручную заполняет отчет, потом бухгалтер все перепроверяет и вводит в 1С. | Сотрудник формирует отчет в приложении за 5–10 минут, выбирая нужные чеки. Бухгалтер тратит минимум времени на проверку и сразу получает готовый документ в 1С. Общая экономия – до 80% времени. |
| Утверждение отчета | Согласование обычно на бумаге: отчет подписывается руководителем, бухгалтером. Если нужны исправления, процесс затягивается. | В Pilx отчеты отправляются на проверку электронно. Бухгалтер может одним кликом вернуть на доработку или утвердить отчет. При необходимости руководитель утверждает онлайн. Все участники видят статус отчета в системе в режиме реального времени. |
| Хранение документов | Бумажные чеки и отчеты хранятся в папках или коробках. Их легко потерять или повредить, поиск нужного документа затруднен. | Все документы хранятся в электронном архиве Pilx. Каждому проведенному отчету в 1С соответствуют электронные копии чеков. Бумажные оригиналы можно не хранить – цифровые копии признаются официальными. Поиск и просмотр документов осуществляется в несколько кликов. |
| Отчетность и анализ | Получить сводную информацию о расходах проблематично – нужно вручную сводить данные из множества отчетов. | Pilx предоставляет аналитику расходов по сотрудникам, категориям, контрагентам, периодам. Бухгалтерия или финансовый отдел могут в любой момент выгрузить данные или просмотреть отчеты для анализа. |
Как видно, использование Pilx позволяет значительно упростить и ускорить процесс работы с авансовыми отчетами, делая его более прозрачным и надежным.
Список авансовых отчетов в приложении Pilx с указанием статуса. Сотрудник может отслеживать состояние своего отчета (отправлен, подтвержден или отклонен), а бухгалтерия – быстро увидеть, какие отчеты ожидают проверки или утверждены. Такой контроль повышает прозрачность и дисциплину в работе с подотчетными суммами.
Установка расширения и начало работы
Для начала работы с Pilx необходимо пройти несколько простых шагов. Во-первых, нужно зарегистрироваться на платформе Pilx. Это можно сделать на официальном сайте или через мобильное приложение – достаточно указать электронную почту и ввести минимальные сведения о компании и первом пользователе-бухгалтере. Регистрация бесплатна и занимает всего пару минут. Кстати, Pilx предлагает пробный период: новым пользователям доступно 30 дней бесплатного использования всех функций сервиса (с возможностью подключить до 10 сотрудников). Этого достаточно, чтобы оценить удобство системы в реальных условиях.
Во-вторых, требуется установить само расширение 1С для интеграции. Если вы пользуетесь облачной 1С (например, через сервис 42Clouds), установка может быть выполнена в один клик через маркетплейс – расширение «Pilx: Загрузка авансовых отчетов в 1С» доступно для подключения из каталога решений. Для локальных баз 1С поставляется файл расширения (или внешней обработки), который нужно подключить в режиме конфигуратора либо запустить через пункт меню «Файл – Открыть…» в режиме предприятия. Подробная инструкция по установке доступна в руководстве Pilx, однако в целом процесс несложен: никакой доработки конфигурации не требуется, достаточно добавить расширение, разрешить ему необходимые права и при первом запуске выполнить авторизацию связки с вашим аккаунтом Pilx.
После установки расширения 1С запросит соединение с сервисом Pilx – обычно нужно ввести учетные данные Pilx (например, токен или логин/пароль, полученные при регистрации) для привязки конкретной информационной базы 1С к облачному сервису. Далее можно начать работу: сотрудники сканируют чеки через приложение, формируют отчеты, а бухгалтер в 1С использует функцию загрузки данных Pilx. Готовые авансовые отчеты появляются в базе 1С автоматически или по запросу – в зависимости от реализации расширения (в некоторых случаях нужно выбрать команду «Импортировать отчеты Pilx» в разделе «Банк и касса», либо система сама периодически опрашивает сервис).
Совместимость: расширение «Загрузка авансовых отчетов в 1С» ориентировано прежде всего на конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (так как авансовые отчеты ведутся именно в бухгалтерии). Оно также может работать и в иных решениях, где присутствует документ «Авансовый отчет» (например, в 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация и др., если в них настроена схожая логика учета подотчетных сумм). Перед установкой рекомендуется уточнить у разработчиков список поддерживаемых конфигураций. Как правило, Pilx поддерживает современные версии 1С с управляемым интерфейсом (тонкий клиент) и не требует каких-то специфических обновлений платформы – достаточно актуальной версии 1С (на момент 2025 г. это платформа 8.3.20+).
Стоимость: после бесплатного пилотного периода сервис Pilx предоставляется по подписке. Стоимость базового тарифа составляет от 999 ₽ в месяц (для небольших команд). Сюда входит возможность выгрузки отчетов в 1С, Excel или PDF, подключение до 10 пользователей и полный доступ ко всем функциям. Для крупных организаций с большим количеством сотрудников доступны корпоративные тарифы – условия можно узнать у поставщика. Важно отметить, что даже при платной основе Pilx окупается за счет экономии рабочего времени и повышения точности учета. Сервис постоянно развивается: разработчики регулярно добавляют новый функционал и предлагают обновления (например, улучшение алгоритмов распознавания, новые интеграции и т.п.), что делает подписку еще более выгодной.
Заключение
Расширение «Загрузка авансовых отчетов в 1С» (Pilx) – это современное решение, которое избавляет бухгалтерию и сотрудников от лишней рутины. Вместо того чтобы тратить время на перепечатывание чеков и составление отчетов вручную, компания получает автоматизированный процесс: сотрудники сдают авансовые отчеты через удобное приложение, а бухгалтерия несколькими кликами переносит все данные в 1С. Благодаря интеграции с ФНС отпадает необходимость хранить бумажные чеки, а риск ошибок сводится к минимуму. Pilx не заменяет бухгалтерский учет и не нарушает внутренние процессы компании – он дополняет их, беря на себя самую трудоемкую часть работы. В результате ускоряется обработка авансовых отчетов, повышается прозрачность расходов и освобождается время для действительно важных задач бизнеса. Если ваша организация регулярно сталкивается с большим количеством подотчетных расходов, имеет смысл попробовать Pilx в деле – благо первые дни использование бесплатны. Уже через месяц вы сможете оценить, насколько легче и эффективнее стала работа с авансовыми отчетами.